REGULAMIN UCZESTNICTWA W SYMPOZJUM ENDOFEST 2024

1. Postanowienia wstępne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki uczestnictwa w 1 edycji Sympozjum „EndoFest2024”, które odbędzie się w dniach 28-30.11.2024 r. w hotelu Kolumna Park (Przygoń ul. Hotelowa 1), zwanym dalej „Sympozjum”.
2. Organizatorem wykonawczym jest FUNDACJA CHIRURGII ENDOSKOPOWEJ, ul. Chłodna 12, 30-424 Kraków, zwana dalej „Organizatorem”.
3. Oficjalny serwis internetowy Sympozjum znajduje się pod adresem: https://endofest.pl 
4. Sympozjum ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 rok numer 62, poz, 504 z późn. zm.).

2. Rejestracja Uczestników

1. Osoba zainteresowana uczestnictwem w Sympozjum może dokonać rejestracji poprzez: system rejestracji elektronicznej dostępny na stronie https://endofest.pl 
2. Warunkiem rejestracji jest wypełnienie/podanie danych obowiązkowych oraz akceptacja niniejszego Regulaminu.
3. Po wypełnieniu formularza na wskazany w formularzu adres e-mail zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz informacja z danymi niezbędnymi do dokonania płatności lub w przypadku płatności on-line – potwierdzenie uczestnictwa w Sympozjum.
4. W przypadku braku otrzymania informacji wskazanych w pkt. 3, w ciągu 3 dni roboczych, Uczestnik powinien skontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@endofest.pl 
5. Uczestnik jest zobowiązany do dokonania opłaty związanej z udziałem w Sympozjum zgodnie z cennikiem podanym w niniejszym Regulaminie oraz na stronie internetowej Sympozjum.
6. Podanie danych w trakcie rejestracji jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., w celu organizacji Sympozjum. Każdy uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych, ich poprawiania, zarządzania, zaprzestania przetwarzania oraz zażądania ich usunięcia. Podanie danych jest dobrowolne, ale brak zgody uniemożliwia realizację zamówień.
7. Na każdy warsztat/ wykład może zapisać się określona liczba osób ustalona przez Organizatora przed uruchomieniem rejestracji. 
8. Rezerwacja miejsca odbywa się automatycznie po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego. 
9. W przypadku nie dokonania płatności w terminie 7 dni od daty przesłania zgłoszenia rejestracyjnego następuje automatyczna anulacja zgłoszenia.
10. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. Administratorem danych osobowych jest FUNDACJA CHIRURGII ENDOSKOPOWEJ, ul. Chłodna 12, 30-424 Kraków. Podanie danych w celach marketingowych jest dobrowolne. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wglądu do danych osobowych oraz ich poprawienia oraz odwołania.
11. Warunki płatności określa §3 Regulaminu. Aktualne ceny dostępne są na stronie Sympozjum w zakładce „Cennik”.

3. Warunki płatności oraz koszt uczestnictwa

1. Płatność możliwa jest kartą płatniczą, kartą kredytową za pośrednictwem systemu Płatność kartą przez przelew24.
2. Koszt uczestnictwa znajduje się w zakładce opłaty.
3. Cena obejmuje udział w Sympozjum, materiały konferencyjne, catering (lunch oraz kolacja w dniu opłaconego warsztatu/ wykładu) oraz materiały dodatkowe udostępniane Uczestnikom Sympozjum.
4. Koszt pobytu i przejazdu w celu uczestnictwa w Sympozjum oraz inne koszty własne, Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczonych w czasie akcji promocyjnych dotyczących Sympozjum.
6. Akcje promocyjne mogą polegać w szczególności na stosowaniu upustów, rabatów, uczestnictwa wydarzeniu oraz w dodatkowych aktywnościach 
7. Uczestnicy, którzy dokonali rejestracji i wnieśli opłatę za uczestnictwo przed akcją promocyjną, nie mogą domagać się zwrotu całości lub części wniesionych opłat za uczestnictwo z uwagi na prowadzoną przez Organizatora akcję promocyjną.
8. Po dokonaniu płatności z tytułu udziału w Sympozjum oraz po podaniu „danych do faktury” wystawiona zostanie faktura.
9. Ceny Usług Promocyjno-Reklamowych są ustalane indywidualnie w ramach oddzielnych umów handlowych.

4. Rezygnacja Uczestnika

1. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału w Sympozjum poprzez przekazanie pisemnej informacji o rezygnacji z udziału w Sympozjum za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@endofest.pl z dopiskiem w tytułe e-maila: Rezygnacja udziału w „EndoFest”+ imię i nazwisko uczestnika.
2. W przypadku zgłoszenia rezygnacji do 14 dni włącznie przed dniem Sympozjum, Uczestnik otrzymuje zwrot 50% wpłaconej należności. W przypadku dokonania zgłoszenia rezygnacji w okresie poprzedzającym Sympozjum krótszym niż 14 dni, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot wpłaconej kwoty.
3. Wpłacone środki zostaną zwrócone Uczestnikowi na konto przelewem w ciągu 14 dni od dnia, w którym Organizator otrzymał informację o rezygnacji.
4. Brak wpłaty jest równoznaczny z rezygnacją z udziału w Sympozjum.

5. Reklamacje

1. Wszelkie zastrzeżenia Uczestników Sympozjum wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres siedziby Organizatora nie później niż 7 dni od dnia zakończenia Sympozjum. Po upływie tego terminu reklamacje nie będą rozpatrywane.
2. Reklamacja jest rozpatrywana w terminie 14 dni od dnia otrzymania.
3. Uczestnik zostanie powiadomiony o uznaniu lub odrzuceniu reklamacji pisemnie, na adres wskazany w zgłoszeniu rejestracyjnym.

6. Ubezpieczenie i odpowiedzialność

1. Organizator nie ubezpiecza i nie ponosi odpowiedzialności za mienie oraz rzeczy Uczestników, które zostaną uszkodzone, utracone, skradzione lub zgubione, oraz za szkody wyrządzone przez Uczestników jak również spowodowane siłą wyższą. Powyższe nie dotyczy odpowiedzialności za szkody umyślnie spowodowane przez Organizatora.
2. Niezależnie od podstawy prawnej, w żadnym przypadku Organizator nie będzie odpowiedzialny za utratę zysków, utratę danych, oprogramowania, jak również ich przywrócenie do stanu poprzedniego, skutki przerwania prowadzenia działalności gospodarczej. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektu, w którym prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Sympozjum.
3. Uczestnicy Sympozjum są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i PPOŻ obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowany jest Sympozjum.
4. Zabronione jest filmowanie i nagrywanie bez zgody Organizatora.
5. Zgłoszenie uczestnictwa jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na nieodpłatne przeniesienie na Organizatora autorskich praw majątkowych wynikających z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (Dz. U. 2006 roku, Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) do zdjęć, nagrań wykonanych podczas Sympozjum z utrwalonym wizerunkiem Uczestnika bądź jego reprezentantów i na wykorzystanie ich w ewentualnych materiałach promocyjnych, referencyjnych, naukowych czy edukacyjnych w tym publikowanych także na stronach internetowych Organizatora lub podmiotów zależnych, z poszanowaniem obowiązujących przepisów i bez dodatkowego wynagrodzenia dla organizatora.
6. Ustalenie powyższe dotyczy sytuacji, gdy Uczestnik bądź jego reprezentant zostanie sfotografowany lub sfilmowany wraz z innymi osobami biorącymi udział w Sympozjum w trakcie swoich aktywności oraz wtedy gdy Uczestnik bądź jego reprezentant dobrowolnie wyraził zgodę na udzielenie filmowanego wywiadu bądź pozowanie do zdjęcia.
7. Zgoda na wykorzystanie wizerunku może zostać w każdym czasie odwołana, z zastrzeżeniem, że cofnięcie zgody nie obejmuje materiałów reklamowych, promocyjnych i marketingowych wyemitowanych przed dniem cofnięcia niniejszej zgody.
8. Udział osób uczestniczących w poszczególnych elementach programu Sympozjum może być sprawdzany i monitorowany np. poprzez sprawdzanie listy obecności, identyfikatorów lub z wykorzystaniem systemów elektronicznych.
9. Wstęp na wystawę firm farmaceutycznych mają tylko osoby, które są uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi. Ze względu na bezpieczeństwo uczestników oraz wystawców organizatorzy zobowiązani są do egzekwowania okazywania identyfikatorów.

7. Dane osobowe i pliki cookies

1. Zasady przetwarzania danych osobowych i wykorzystywania plików cookies zostały opisane w Polityce prywatności dostępnej pod adresem: https://endofest.pl/polityka-prywatnosci 

8. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Sympozjum, jak również zmiany jego terminu, miejsca lub poszczególnych punktów programu Sympozjum bez podania przyczyny.
2. W takim przypadku Uczestnikom zwrócona zostanie cała należność wpłacona tytułem udziału Uczestnika w Sympozjum w terminie 30 dni od podjęcia decyzji o odwołaniu.
3. Uczestnikom nie przysługują w stosunku do Organizatora jakiekolwiek roszczenia odszkodowawcze związane z odwołaniem Sympozjum, zmianą jego terminu, miejsca lub poszczególnych punktów programu Sympozjum
4. Uczestnicy są zobowiązani zapoznać się z niniejszym Regulaminem.
5. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2024 r.